El 29 de octubre vence el reporte de la nómina electrónica a la DIAN para el primer grupo de empresas de más de 251 empleados, y continuará de acuerdo a los grupos asignados por la entidad.
Bogotá, octubre de 2021. Se estima que solo la facturación electrónica ha representado para las empresas un ahorro del 80% en gastos generados por el uso de papel. Además, esto ha contribuido a la disminución de la evasión fiscal y simplificar los trámites internos en las empresas. Esto ha abierto paso a la nómina electrónica cuyo aporte seguirá siendo un mayor avance en el país en digitalización, control y fiscalización.
“La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), ha venido trabajando en la puesta en marcha de la nómina electrónica; recientemente se estipuló que el primer grupo en reportarla deberá hacerlo en el mes de octubre. El anuncio ha generado algunas dudas como si esta normativa implica un costo adicional para las empresas o un cambio de operador con el cual se trabaja la facturación electrónica, lo cierto es que para no generar traumatismos, las compañías podrán seguir trabajando de la mano del mismo aliado tecnológico aplicando los ajustes necesarios para la nueva funcionalidad”, asegura Javier Neira, director de la vertical HCM de Digital Ware.
Esta integración no es un proceso engorroso de asumir para las compañías que deberán reportar a la DIAN, tal como lo explica Neira “Si se cuenta con servicios de tecnología con experiencia en el tema, conocimiento de la norma y seguridad en la transmisión de datos no habrá problemas, por ejemplo con soluciones como Kactus HCM, hemos multiplicado alianzas con operadores autorizados por la entidad para proveer a los clientes la posibilidad de que elijan el que mejor se ajuste o con quien ya vienen trabajando, esto para evitar reprocesos y gastos de tiempo”.
Digital Ware ha desarrollado alianzas estratégicas con los proveedores de nómina electrónica más importantes del país como Cadena, Cenet, BTW, F&M Technology, Facture, Mentum, Ekomercio,entre otros, lo que da un parte de tranquilidad a los empresarios para que puedan cumplir con la normatividad sin traumatismos porque no tendrán que recurrir a un nuevo operador ni un nuevo software.
Solo en las dos últimas semanas se han realizado los respectivos reportes de la nómina electrónica de los clientes con resultados realmente satisfactorios para las empresas y la DIAN.
El director de la vertical HCM de Digital Ware, agrega que la utilidad de tener tanto la facturación como la nómina electrónica funcionando, permitirá un mayor control de sus reportes tributarios y les ayudará a centralizar procesos contables en un solo sistema, reduciendo costos, tiempo y pérdida de información valiosa; destacando que no habrá necesidad de implementar dos softwares diferentes para cada proceso, sino que podrá contar con soluciones de clase mundial que les permite realizar todo con una sola infraestructura tecnológica.
Algunos aspectos importantes que deben tener en cuenta las empresas al momento de reportar
- Cuando una empresa presta dinero a un colaborador, paga utilidades o bonos tipo cheque en papel de seguridad no debe reportarlos en la nómina electrónica si estos no hacen parte de la relación laboral. Sin embargo, cuando el empleado hace pagos a la empresa por dicho préstamo sí deben ser reportados, haciendo claridad que se trata del pago de un desembolso con carácter especial.
- Beneficios como incentivos, bonos y vales se deben incluir dentro de la nómina electrónica si se registra como parte del salario, teniendo en cuenta que esto impacta en la Retención en la Fuente. Así mismo, pagos por utilidades y comisiones que fueron incluidas como parte de la relación laboral.
- Se debe tener en cuenta el parágrafo 02 del artículo 07 del decreto 2245 de 2015 en el cual se establece que “el incumplimiento por el no facturar electrónicamente y entregar el ejemplar a la DIAN o su reenvío dará lugar a las sanciones establecidas en el artículo 651 del Estatuto Tributario.
Esta última norma hace referencia a sanciones mediante multas las cuales están establecidas de la siguiente manera:
• 5% de las sumas respecto de las cuales no se suministró información exigida.
• 4% de las sumas respecto de las cuales se suministró de forma errónea.
• 3% de las sumas respecto de las sumas proporcionadas de forma extemporánea.
Según el artículo 651 del Estatuto Tributario puede ser una multa que no supere 15.000 UVT. Así mismo, se debe tener en cuenta que si se realizan las correcciones pertinentes antes de la fecha de vencimiento del plazo no dará lugar a la sanción. “Este es un paso más a la transformación digital del país, además que permite ver a la tecnología como un aliado para procesos de las empresas y las personas, facilitando y reduciendo trámites”, puntualiza Javier Neira de Digital Ware.
